第一章 总则
第一条 为了加强学校对存货的管理和核算，保证教学、科研、行政管理和后勤服务活动的正常需要，合理确认存货价值，防止积压浪费，及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊行为，提高资金使用效益,根据国家及上级主管部门有关规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称存货，是指不构成固定资产标准，单位价值在500元以下，使用年限在一年以下，学校运行中耗用或存储的各种财产物资，包括：教材、专用材料、办公耗材、低值易耗品、工程材料及其他材料等。
第三条 存货计价核算应按实际成本入账。
第四条 存货发放出库应按先进先出法核算。
第五条 遵循内部控制不相容职务相分离原则，包括：
（一）存货入库和出库经办者与审批者相分离；
（二）存货验收保管者与采购者相分离；
（三）存货领用人与采购者相分离；
（四）存货盘点应由存货保管人员、存货记账人员及独立于这些职务的其他人员共同进行；
（五）若某职位空缺或相关人员临时外出，部门负责人应指定替代人员或临时人员负责，避免暂时的不相容职务重叠。
第二章 存货管理的职责分工与审批程序
第六条 存货管理的职责分工
根据统一领导，分工负责，合理配置，节约使用的原则，学校采购部门、教学科研处、后勤服务处、实验实训教学中心、计划财务处等部门按职责范围负责存货的采购、出入库核算、日常管理及监督工作。
（一）教学科研处负责授课教师、学生所需各类教材的采购、审批、发放、登记、保管及明细核算工作。具体管理依照学校业已颁布的《西安财经大学行知学院教材建设与管理办法》（西财行知教[2019]12号）执行。
（二）学校采购部门负责除教材之外存货的采购工作。其他任何部门不得自行采购存货。
（三）后勤服务处负责全院水、电、暖等维修材料、办公耗材、清洁卫生用品、体育器材等存货的验收入库、存储保管、发放出库工作以及存货的明细核算工作。
（四）实验实训教学中心负责全院电脑耗材、实验室耗材等存货的验收入库、存储保管、发放出库工作及存货的明细核算工作。
（五）计划财务处负责存货的财务核算业务及存货采购、日常管理、明细核算的日常监督工作。
第七条 存货管理的审批程序
（一）校内各部门使用的办公耗材、修理用备件、后勤低值易耗品等消耗性存货，由学校采购部门统一采购，后勤部门统一设库保管。电脑耗材、实验室耗材存在技术保管的特殊性，由实验实训教学中心设库保管。各部门在年度预算内领用与本部门工作相关的消耗性存货时，填写“西财行知学院办公耗材领用审批表”或“西财行知学院材料领用审批表”，由本部门负责人签字批准，库管人员在年度预算额度内审查签字后方可领用。各部门应指定1名人员负责消耗性存货的领用工作。
（二）学校各部门需要采购除办公耗材、电脑耗材、实验室耗材等消耗性存货之外的存货时，应在年度预算项目、额度内填制“西安财经大学行知学院物资采购申请单”，注明品名、数量、预算金额、预算项目、用途等内容，经部门负责人及主管校领导审批后报采购部门申请采购。
第三章 存货的采购、验收及保管
第八条 采购人员应当在职权范围内按照审批人的批准意见办理存货采购业务。
第九条 审批后的物资采购申请单是存货采购供应工作的依据，未经审批任何部门不得自行采购，否则计划财务处不予办理报销和付款手续。
第十条 采购业务必须依照学校《西安财经大学行知学院物资采购管理办法》执行，采购人员采购前须与计划财务处核实预算项目、资金控制数后方可进行采购。否则计划财务处不予受理付款事宜。
第十一条 存货库管人员要对入库存货的品名、数量、质量、技术规格等方面进行检查与验收，专用材料还须使用部门配合共同验收，保证存货符合质量要求
第十二条 经检验合格的存货，由库管人员填制“入库单”方可办理入库的相关手续。采购人员须持供货原始发票及经库管人员签字的“入库单”到计划财务处办理报账业务。
第十三条 对随买随用的存货，即实物不入库而直接送至使用现场的外购存货，也必须办理出、入库手续。
第十四条 库管人员对入库的存货须建立明细账，分门别类详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位、单价、金额等内容，并按月与计划财务处对各类存货的期末价值进行核对。
第十五条 存货入库记录不得随意修改，如确因特殊客观原因需修改入库记录，必须经部门负责人、财务负责人的批准，并经与计划财务处核实后方可修改。
第十六条 库管人员必须定期对存货进行检查，加强存货的日常保管工作，保证存货的安全完整，保证存货账证相符、账实相符、账账相符。
第十七条 学校内部除存货的管理人员及仓储人员外，其他人员不得进入仓库，但下列特殊情况除外：
（一）开展存货年度盘点、月度盘点和不定期盘点时的盘点人员；
（二）学校主管领导以上管理人员对仓库工作进行检查；
（三）仓库领导对仓储工作进行现场指导；
（四）计划财务处的工作人员根据工作要求进行盘库核对账目。
第四章 存货领用与发出
第十八条 库管人员需凭审批后的“西财行知学院材料领用审批表”或“西财行知学院办公耗材领用审批表”，核对存货品名、数量、规格后发放，并逐个核算出库物品的单位价值与总价值，材料领用人签字确认，同时登记领用部门预算限额备查簿，超过预算定额不予发放。
第十九条 存货发出后分别采用以下结算方式办理财务手续：
（一）专用材料、低值易耗品、工程材料等一经发出，库管人员须持“西财行知学院材料领用审批表”与“出库单”，办理相关财务手续。
（二）对随买随用的材料，采购人员凭购货发票、“入库单”及“西财行知学院材料领用审批表”“出库单”办理相关财务手续。
（三）办公耗材一经发出，月末库管人员持各部门“西财行知学院办公耗材领用审批表”的第二联及部门分类核算的办公用品发放统计表，汇总全校当月发出办公耗材总价值即“办公耗材出库登记表”办理存货发出、预算核减等财务手续。
第二十条 计划财务处必须针对存货种类繁多，出入库发生频率高等特点，加强对存货账实核对工作，避免出现已入库存货和发出存货不及时入账之情形。
第二十一条 根据存货发放先进先出法原则，先入库存货先发放，应先集中发放先入库的同一批次存货，同一批次发放完毕后再发放次一批次的存货。
第五章 存货盘点与处置
第二十二条 库管部门对存货要进行定期和不定期盘点，定期盘点至少每年年末一次。定期盘点应会同计划财务处一并进行。
第二十三条 存货盘点应当及时编制盘点表，账实核对，逐项记录。
第二十四条 定期盘点时所有存货都必须进行现场盘点，不得以估算数据、伪造数据记录于盘点表中。盘点数据若需修改，均须经所有盘点人员签字。
第二十五条 存货盘点发生的盘盈、盘亏和毁损，要及时查明原因，库管部门会同计划财务处提出书面意见，经分管院领导审批后报院务会审批，盘亏、毁损超过5万元的，还须经董事长或董事长授权人批准。
第六章 存货的核算
第二十六条 计划财务处设置总账和明细分类账核算存货；仓库保管部门设置数量金额式存货明细账，并按照存货的品名、规格型号反映存货收入、发出和结余情况。
第二十七条 计划财务处按月对仓库存货收、发、存进行稽核并与总账核对，对出现的差异应查明原因，报批后及时调整。
第二十八条 不同方式取得的存货其成本按以下方法确认：
（一）外购存货，以买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合法损耗、入库前的挑选整理费和按规定应计入成本的税金及其他费用等作为实际成本。
（二）自制存货，以制造过程中发生的各项实际费用，包括直接材料、直接人工、制造费用作为实际成本。
（三）委托外单位加工完成的存货，以实际耗用的原材料或者半成品及其加工费、运输费、装卸费和保险费等，及按规定计入成本的税金，作为实际成本。
（四）投资者投入的存货，以投资各方确认的公允价值，作为实际成本。
（五）接受捐赠的存货，捐赠方提供了有关凭证（如发票、报关单、有关协议）的，以凭证上标明的金额加上应支付的相关税费，作为实际成本；捐赠方没有提供有关凭证的，以同类或类似存货的市场价格估计的金额，加上应支付的相关税费作为实际成本。
（六）接受债务人以非货币性资产抵偿债务方式取得的存货或以应收债权换入的存货，以存货的公允价值，加上应支付的相关税费，作为实际成本。
（七）盘盈的存货，比照同类或类似存货的市场价格，作为实际成本。
第二十九条 存货计价方式一经确定，未经批准，不得随意变更。
第三十条 对长期积压又无法使用的存货，由库管部门提出意见，登记造表，以书面形式报部门负责人和计划财务处审核并提出书面处理意见，经主管院领导和财务负责人审核后，由院长办公会审批，超过5万元的还须报董事长或董事长授权人批准。获批后库管部门要会同计划财务处设法对此类存货进行作价处理，作价处理的价款应及时入账，价差计入有关费用。
第三十一条 对存货的盘点结果要进行库龄分析，由于存货遭受毁损、全部或部分陈旧过时或销售价格低于成本等原因造成的存货成本不可收回的部分，可按单个存货项目的成本高于可变现净值的差额提取“存货跌价准备”，“存货跌价准备”按规定程序审批后，方可进行会计处理，并附有关书面记录材料。
如果已计提跌价准备金的存货价值在以后期间得以恢复，则应当在已计提跌价准备金的范围内部分或全部转回已确认的跌价损失冲减当前费用。
第三十二条 库管人员账载错误的处理
（一）库管人员应按照存货收发业务的先后顺序，如实、及时、序时登记数量金额式明细账。
（二）库管人员如果发生以前月份账载内容错误，如漏账、记错、算错、未记账或账面记载不清楚等，必须由仓库经办人编制账载错误更正调节表，分别按记录顺序、品名、数量、金额进行调整，更正调节表报计划财务处核实、审批后方可调整账务。
第七章 存货检查、监督与违规处罚
第三十三条 学校计划财务处应定期或不定期对存货管理情况进行专项检查，也可结合财务检查、审计检查等工作一并进行。
第三十四条 存货内部控制监督检查的内容主要包括：
（一）存货业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗情况。
（二）存货业务授权批准的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。
（三）存货收发保管工作情况。重点检查存货取得是否真实、合理，存货验收手续是否健全，存货保管的岗位责任制是否落实，存货清查、盘点是否及时、正确。
（四）存货处置的执行情况。重点检查存货处置是否经过授权批准，处置价格是否合理，处置价款是否及时收取并入账。
（五）存货会计核算情况。重点检查数量金额式明细账记录是否正确，存货成本核算、价格变动记录是否真实、完整、及时，账实是否相符，与计划财务处的账簿记录是否一致。
对监督检查过程中发现的存货管理的薄弱环节，计划财务处和相关检查部门应当督促库管部门及时采取措施加以纠正和完善。
第三十五条 库管人员应尽职尽责做好存货的保管、收发工作。若因管理不善造成存货盘亏毁损、灭失等情形的，应由责任人员照价赔偿。若因库管人员违规收发存货、违规出借调换存货、化公为私、倒卖存货，责任人除照价赔偿外，还应追究相应的行政责任及法律责任。
第三十六条 库管人员对存货的核算与管理工作受计划财务处指导。
第三十七条 库管人员退休或离岗，要视同财务人员对所经办的存货进行造册移交，手续未清者，人事处不得办理相关手续。
第八章 附则
第三十八条 本制度由计划财务处负责解释。
第三十九条 本制度自颁布之日起实施。学校2008年制定的《西安财经学院行知学院材料管理办法》（试行）同时废止。
